Imprescindible para el éxito de la inteligencia empresarial
¿Qué es la inteligencia empresarial?
La Inteligencia de Negocio (BI) «combina análisis de negocio, minería de datos, visualización de datos, herramientas de datos e infraestructura… para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones más basadas en datos» [1]. Una parte vital del BI son los informes. Los informes ofrecen una presentación visual y a menudo interactiva de los datos, que se utiliza para supervisar las métricas y el rendimiento clave de la empresa. Según la herramienta, los informes también pueden denominarse cuadros de mando.
Hoy en día, las empresas poseen una gran cantidad de datos, y probablemente aún más en el futuro. Dicho esto, las empresas se enfrentan a ciertos riesgos si no disponen de una solución de BI. Los informes podrían duplicarse, con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo. También podría haber una lógica múltiple e incoherente en los cálculos y las definiciones métricas. Una solución de informes de BI pretende resolver este problema trabajando con la empresa para comprender sus necesidades de datos. Además, los informes también pueden ayudar a definir métricas y automatizar la recopilación y transformación de datos. En última instancia, proporcionar una colección de informes que actúen como «una versión de la verdad» elaborada a partir de fuentes de datos fiables y verificadas.
Parece sencillo, ¿verdad? El reto es medir el impacto del BI y evaluar si los informes tienen éxito. ¿Ha merecido la pena tanto trabajo? Ya he escrito anteriormente sobre la importancia de las buenas prácticas en la visualización de datos [2]. También me he referido al diseño de informes para mejorar el compromiso de los usuarios [3] como factores para medir el éxito. Sin embargo, las consideraciones no estéticas son igualmente importantes. Aquí me centro en algunos de los procesos que hay detrás de los informes y enumero cuatro etapas clave a tener en cuenta.
Definir la audiencia
¿A quién va dirigido el informe BI? El público destinatario del informe ayudará a orientar las necesidades y el nivel de detalle. La audiencia es vital, porque los distintos grupos utilizarán los informes para cosas diferentes. Por ejemplo, la alta dirección puede confiar en los informes para comprobar las métricas clave y explorar las tendencias generales. Por lo tanto, un informe adaptado a este tipo de público sería una visión general de alto nivel. La visión de conjunto se centraría en los resultados de varias métricas clave.
En comparación, un informe para un director de un área de negocio específica necesitaría un mayor nivel de detalle sobre el rendimiento de su equipo. Este tipo de informe proporcionaría una visión general, así como detalles más específicos. Por ejemplo, un informe del Helpdesk de TI podría requerir información sobre los tickets por categoría, estado, asignatario, etc. Un gran reportaje, piensa en las necesidades de su público.
Tener requisitos claros
Una vez establecida la audiencia, se necesitan requisitos concretos sobre el propósito del informe BI y la fuente de datos. Se trata de las principales preguntas de negocio a las que hay que dar respuesta o de los parámetros clave que hay que controlar. Más concretamente, los requisitos también deben incluir diferentes agregaciones de datos, como la visualización de los datos a lo largo del tiempo por año/trimestre/mes.
Así como diferentes formas de agrupar las métricas por diversos atributos, como país y región. También deben acordarse los detalles sobre el diseño y la funcionalidad del informe, como los filtros necesarios. Además, la confirmación de las definiciones y la lógica de las métricas con la empresa es vital para la recopilación de requisitos. Para garantizar que las definiciones sean claras y se entiendan, conviene incluirlas en el informe o en la documentación relacionada.
Compruebe los datos que hay detrás de su informe BI
Estoy seguro de que todos los analistas temen el momento en que entregan un informe y alguien dice «eso está mal». Todo el informe pierde integridad y la gente empieza a cuestionar su fiabilidad. La calidad de los datos consta de varios elementos. A grandes rasgos, se reduce a integridad, coherencia y corrección [4]. Hay varias razones por las que los datos pueden considerarse erróneos, entre ellas:
- Introducción incorrecta de datos
- Uso incorrecto de un sistema
- Definiciones incoherentes o falta de datos.
¿Quién es responsable de la calidad de los datos?
La calidad y la gobernanza de los datos son vitales para el éxito del BI, pero sólo es posible informar sobre los datos disponibles. El nivel de calidad de los datos no suele venir determinado por el propio BI. En cambio, depende de la cultura empresarial en general para reconocer y dar prioridad a los datos en el núcleo de su toma de decisiones. Sin embargo, puede haber formas de ordenar, remodelar o transformar los datos para que sean más precisos. Por lo tanto, es crucial perfilar los datos que hay detrás de cualquier informe.
Hay que conocer las áreas de baja calidad, las razones que las explican y las posibles formas de mejorarlas. Así podrá responder a comentarios del tipo «eso está mal» con pruebas de que es correcto desde el punto de vista informativo (es decir, que representa los datos disponibles). También puede aportar soluciones proactivas para mejorar la calidad de los datos.
Incorporar pruebas y comentarios
Imagine que ha creado su informe BI y comprobado los datos. Está satisfecho de que cumpla los requisitos especificados para el público destinatario. ¡Genial! Sin embargo, aún no ha llegado a ese punto. Debe asignar tiempo al ciclo de desarrollo para permitir las pruebas y la retroalimentación. Puede provenir tanto de colegas internos (¡dos pares de ojos siempre son mejor que uno!) como del cliente. Así se aseguran de que el resultado es el esperado.
Es sensato permitir la retroalimentación a lo largo del desarrollo, para asegurarse de que se va por el buen camino. No querrá sorpresas ni cambios precipitados cuando se acerque la fecha límite de presentación de informes.
Resumen
En resumen, el propósito de este post ha sido destacar cuatro elementos clave para producir informes de BI de éxito, aparte de la estética. Estos son:
- Definir la audiencia
- Recopilar requisitos claros, incluidas definiciones empresariales
- Definiciones empresariales
- Dar prioridad a la calidad de los datos
- Dedique tiempo a las pruebas y a los comentarios.